Warum Controlling gerade jetzt zählt
Im Autohandel entscheiden oft wenige Prozentpunkte über Gewinn oder Verlust. Die Umsatzrendite vieler Betriebe liegt im niedrigen einstelligen Bereich – hohe Umsätze täuschen leicht darüber hinweg, wo tatsächlich Geld verdient und wo es verloren wird.
Gleichzeitig verändert sich die Branche grundlegend: Agenturmodelle, Elektromobilität, Online-Vertrieb und Konsolidierung der Händlernetze. Wer hier bestehen will, muss früh erkennen, welche Abteilungen, Marken und Standorte tragen.
„Ohne Controlling sieht man, was im letzten Jahr passiert ist. Mit Controlling sieht man, was jetzt zu tun ist.“
Was gutes Controlling für die Geschäftsführung leistet
Controlling liefert nicht nur Berichte, sondern Entscheidungsgrundlagen – schnell, verlässlich und für alle Abteilungen vergleichbar.
Transparenz je Abteilung
Neuwagen, Gebrauchtwagen, Service und Teile haben völlig unterschiedliche Ertragslogiken. Nur eine saubere Abteilungsrechnung zeigt, wer wirklich zum Ergebnis beiträgt.
Frühwarnsystem
Steigende Standtage, sinkende Werkstattauslastung oder schrumpfende Bruttoerträge fallen auf, bevor sie in der Bilanz sichtbar werden.
Liquidität im Griff
Fahrzeugbestände binden viel Kapital. Controlling macht sichtbar, wo Geld im Hof steht, und hilft, Finanzierungskosten zu senken.
Vergleichbarkeit
Standorte, Marken und Zeiträume lassen sich auf einer einheitlichen Basis vergleichen – intern wie im Benchmark mit anderen Betrieben.
Bessere Gespräche
Mit belastbaren Zahlen führen Sie Gespräche mit Hersteller, Bank und Abteilungsleitern auf Augenhöhe.
Zeit für Führung
Automatisierte Auswertungen ersetzen manuelle Excel-Listen – die Geschäftsführung gewinnt Zeit für Entscheidungen statt für Datensuche.
Kennzahlen, die jeder Geschäftsführer kennen sollte
Eine Auswahl der Steuerungsgrößen, die im Autohaus besonders aussagekräftig sind.
| Bereich | Kennzahl | Warum sie wichtig ist |
|---|---|---|
| Neuwagen | Bruttoertrag je Fahrzeug, Bonuserreichung | Zeigt, ob Volumen auch Ertrag bringt und Herstellerziele erreicht werden. |
| Gebrauchtwagen | Standtage, Bestandsalter, Ertrag je Einheit | Jeder zusätzliche Standtag kostet Wertverlust und Zinsen. |
| Service | Auslastung, Produktivität, Stundenverrechnungssatz | Der Service ist oft die stabilste Ertragsquelle im Betrieb. |
| Teile & Zubehör | Lagerumschlag, Lieferbereitschaft | Hält Kapitalbindung niedrig und die Werkstatt lieferfähig. |
| Gesamtbetrieb | Abteilungsergebnis, Umsatzrendite, Liquidität | Verdichtet alles zu einem klaren Bild der Unternehmenslage. |
Kennzahlen im Service
1Summe Fahrzeugdurchlauf
FormelAnzahl Fahrzeuge pro Zeitintervall
Die Summe der Fahrzeugdurchläufe innerhalb eines definierten Zeitraumes, die mit einem Auftrag angenommen oder ausgeliefert wurden.
Ein hoher Fahrzeugdurchlauf erhöht auch den Umsatz. Aber denken Sie daran, dass der Fahrzeugdurchlauf nicht so hoch werden sollte, dass die Betreuungsqualität darunter leidet. Damit ist nichts gewonnen, sondern Sie verlieren vielleicht sogar Kunden.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Optimale Ausschöpfung der vorhandenen Werkstattkapazitäten
- Optimierung der Termin- und Ressourcenplanung
- Kundenorientiertes Teile- und Dienstleistungsspektrum
- Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter
- Werkstattorganisation und Personalstruktur
- Neu- und Altkundenakquise
2Leistungsgrad (Effizienz)Richtwert 100 % bis 120 %
FormelVerrechnete Stunden / Produktive Stunden
Der Leistungsgrad zeigt an, inwiefern Monteure die Vorgabezeiten über- oder unterschreiten.
- Verrechnete Stunden
- Alle extern, intern und als Garantie & Kulanz auf Rechnungen erfassten Stunden innerhalb eines definierten Zeitraumes.
- Produktive Stunden
- Alle innerhalb eines definierten Zeitraumes auf den Arbeitskarten oder im Zeiterfassungssystem als produktiv gestempelten / erfassten Stunden.
- Hinweis
- Extern eingekaufte und weiterberechnete Stunden (Fremdleistungen) dürfen nicht einfließen.
Sorgen Sie für bestmögliche Rahmenbedingungen für die Werkstattabläufe (zum Beispiel bei der Dispositionsplanung), damit Qualität und Profitabilität in der Werkstatt sichergestellt werden können.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Richtige Zeiterfassung
- Verhältnis Serviceberater / produktive Mitarbeiter
- Hohe Qualifizierung der produktiven Mitarbeiter
- Kurze Wartezeiten am Teileschalter
- Auftragsqualität
- Disposition der Aufträge
- Anreiz- und Entlohnungssysteme
3ProduktivitätRichtwert 85 % bis 92 %
FormelProduktive Stunden / Anwesende Stunden
Produktivität bezeichnet innerhalb eines definierten Zeitraumes das Verhältnis von produktiven Stunden zu den anwesenden Stunden aller produktiven Mitarbeiter.
- Produktive Stunden
- Alle innerhalb eines definierten Zeitraumes auf den Arbeitskarten oder im Zeiterfassungssystem als produktiv gestempelten / erfassten Stunden.
- Anwesende Stunden
- Arbeitsbeginn (Zeiterfassung) bis Arbeitsende (Zeiterfassung) abzüglich der tatsächlich genommenen Pausenzeiten (Zeiterfassung) aller produktiven Mitarbeiter.
Achten Sie darauf, dass alle zur Verfügung stehenden Werkstattfachkräfte mit Kundenaufträgen ausgelastet sind. Erfahrungsgemäß sind die Serviceberater in den Morgenstunden mit Kundengesprächen beschäftigt. Versuchen Sie besonders hier, die Termine zu entzerren.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Termin- und Werkstattkapazitätsplanung
- Abläufe und Prozesse
- Richtige Zeiterfassung
- Werkstattorganisation
- Arbeitszeitmodelle
4EffektivitätRichtwert 85 % bis 110 %
FormelVerrechnete Leistung / Anwesende Stunden
Effektivität beschreibt das Verhältnis innerhalb eines definierten Zeitraumes zwischen den anwesenden Stunden (Kosten) und den an den Kunden verrechneten Stunden (Umsatz).
- Verrechnete Stunden
- Alle extern, intern und als Garantie & Kulanz auf Rechnungen erfassten Stunden innerhalb eines definierten Zeitraumes.
- Anwesende Stunden
- Arbeitsbeginn (Zeiterfassung) bis Arbeitsende (Zeiterfassung) abzüglich der tatsächlich genommenen Pausenzeiten (Zeiterfassung) aller produktiven Mitarbeiter.
- Hinweis
- Extern eingekaufte und weiterberechnete Stunden (Fremdleistungen) dürfen nicht einfließen.
Produktivität mal Leistungsgrad (Effizienz) ergibt die Effektivität. Überprüfen Sie diese drei wichtigen Kennzahlen regelmäßig.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Passende Arbeitszeitmodelle und gute Terminentzerrung
- Sicherstellen von Qualifizierungen
- Reparaturqualitätsprüfung
- Kommunikation der Ergebnisse an alle Mitarbeiter
- Auftragsqualitätsprüfung
- Regelmäßige Überprüfung der Kennzahl durch die Führungskraft
- Dokumentation und Absprachen bei Auftragserweiterungen mit dem Kunden
5Fixed First Visit – Technik (FFV-T)
FormelFahrzeugdurchläufe mit einem Reparaturversuch / Summe aller Fahrzeugdurchläufe
FFV-T bezeichnet innerhalb eines definierten Zeitraumes die Quote an Fahrzeugdurchläufen in Prozent, bei denen der erste Reparaturversuch zur vollständigen Beseitigung der Beanstandungen geführt hat, und gibt somit an, wie hoch die Qualität der in der Werkstatt durchgeführten Arbeiten ist.
Jeder Kunde wünscht sich, dass ein Mangel schnell und beim ersten Werkstattbesuch behoben wird. Der Serviceberater sollte daher die Kundenbeanstandung in ausreichender Tiefe hinterfragen und sie auf dem Werkstattauftrag vollständig dokumentieren.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Hohe Qualifikation der Mitarbeiter
- Kommunikative Fähigkeiten der Servicemitarbeiter
- Vordiagnose / Diagnosefahrt
- Auftragsqualität
- Kenntnis über Fahrzeughistorie
- Nutzung von Werkstattinformations-Systemen
- Reparaturqualitätssicherung
6Werkstatt-Teileumsatz pro Fahrzeugdurchlauf
FormelTeileumsatz Werkstatt / Summe Fahrzeugdurchläufe
Die Kennzahl sagt aus, wie viel weiterberechnetes Material (Teile, Menge in €) pro in der Werkstatt bearbeitetem Fahrzeug durchschnittlich innerhalb eines definierten Zeitraumes zum Einsatz gekommen ist. Im Teileumsatz sind Fremdleistungen nicht enthalten.
Wer mehr Teile verkaufen will, sollte vor allem die Serviceprodukte sowie Teile in Preis und Attraktivität den Kundenbedürfnissen ausrichten. Wichtig dabei ist, dass das Lohn-Teile-Verhältnis zum Gesamtbild des Marktes passt.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Großes Teile- und Dienstleistungsspektrum
- Preisbildung und Preisgestaltung
- Hohe Auftragsqualität
- Kommunikative Fähigkeiten der Serviceberater
- Hoher Servicegrad im Teilebereich
- Steigerung der Beratungsleistung der Servicemitarbeiter
- Auftragserweiterungen
- Serviceberatung am Fahrzeug
7Lohnumsatz pro Fahrzeugdurchlauf
FormelSumme Lohnumsätze / Summe Fahrzeugdurchläufe
Die Kennzahl beschreibt, wie viel Lohn durchschnittlich pro Fahrzeugdurchlauf innerhalb eines definierten Zeitraumes entstanden ist. Sie ist speziell dann interessant, wenn unterschiedliche Verrechnungssätze verwendet werden. Im Lohnumsatz sind Fremdleistungen nicht enthalten.
Wer seinen Lohnumsatz steigern möchte und die unterschiedlichen Umsatzbeiträge der Bereiche (Wartung, Reparatur, Elektrik und Karosserie) kennt, kann im Bedarfsfall gezielt Maßnahmen daraus ableiten. So können dem Kunden während der Serviceberatung am Fahrzeug unterschiedlich attraktive Angebote unterbreitet werden.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Großes Dienstleistungsspektrum
- Hohe Auftragsqualität
- Koordinierte Terminplanung
- Kundenzufriedenheit
- Preisbildung und Preisgestaltung
- Steigerung der Beratungsleistung durch die Serviceberater
8Werkstattumsatz gesamt pro Fahrzeugdurchlauf
Formel(Lohn Werkstatt + Teile Werkstatt) / Summe Fahrzeugdurchläufe
Die Kennzahl beschreibt das Verhältnis zwischen dem gesamten Werkstattumsatz (Teile- und Lohnumsatz) und den Fahrzeugdurchläufen innerhalb eines definierten Zeitraumes. Im Lohn- bzw. Teileumsatz sind Fremdleistungen nicht enthalten.
Ein am Kunden ausgerichtetes Dienstleistungsspektrum, unterstützt durch ein zielgerichtetes Marketing bei Bestandskunden, abgewanderten Kunden und Neukunden, führt zur Sicherung oder auch zur Steigerung des Werkstattumsatzes.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Serviceberatung am Fahrzeug
- Hohe Auftragsqualität
- Koordinierte Terminplanung
- Verbindliche Disposition
- Kundenzufriedenheit
- Dokumentation und Absprache bei Auftragserweiterungen mit dem Kunden
9Verrechnete Stunden pro Fahrzeugdurchlauf
FormelSumme verrechnete Stunden / Summe Fahrzeugdurchläufe
Die Kennzahl beschreibt das Verhältnis aller externen, internen und als Garantie & Kulanz auf Rechnung erfassten Stunden innerhalb eines definierten Zeitraumes zu der Summe der Fahrzeugdurchläufe im selben Zeitraum.
Achten Sie darauf, dass Ihre Serviceberater dem Kunden die Vorteile beziehungsweise den Nutzen der Dienstleistungen und Serviceprodukte so aufzeigen, dass der Kunde davon überzeugt ist.
Möglichkeiten für eine positive Kennzahlenentwicklung
- Teile- und Dienstleistungsspektrum an Kunden ausrichten
- Serviceberatung am Fahrzeug
- Kommunikative Fähigkeiten der Servicemitarbeiter
- Sicherstellung höchstmöglicher Auftragsqualität
- Koordinierte Terminplanung
- Verbindliche Disposition
- Hoher Servicegrad im Teilebereich
- Kundenzufriedenheit
- Konsequente Kundeneinbindung im Serviceannahmeprozess
- Auftragserweiterung
- Reparatur versus Tausch
So gelingt der Einstieg
Controlling muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass die Daten aus Dealer-Management-System und Buchhaltung automatisch, einheitlich und regelmäßig zusammenkommen.
- Wenige, klar definierte Kennzahlen je Abteilung festlegen
- Datenquellen (DMS, Finanzbuchhaltung) automatisiert anbinden
- Monatliche Auswertungen fest im Führungsrhythmus verankern
- Abteilungsleiter mit eigenen Zahlen in die Verantwortung nehmen
- Ziele, Planwerte und Ist-Zahlen konsequent gegenüberstellen
Unterstützung aus der Praxis
Die ITPM it-projects Möser GmbH entwickelt seit über 25 Jahren Controlling-Software speziell für Autohäuser. Wenn Sie wissen möchten, wie sich Controlling in Ihrem Betrieb umsetzen lässt, finden Sie weitere Informationen unter www.itpm.eu.